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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE – INCAP S.A.S.

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y Reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, el INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE INCAP S.A.S adopta la presente política para el tratamiento de protección de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades culturales, comerciales o laborales.

De esta manera, el INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE S.A.S – INCAP S.A.S manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades culturales, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaren a suministrar el INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE S.A.S– INCAP S.A.S cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

Los Sistemas de Video vigilancia (SV) o cámaras de seguridad implementadas con la ­finalidad de garantizar la seguridad de bienes o personas en un lugar determinado han venido incrementando su presencia al ser considerados como un medio idóneo para realizar el monitoreo y la observación de actividades en escenarios domésticos, empresariales, laborales y públicos.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE INCAP S.A.S, entidad de carácter privado, identificada con el NIT 800216673-7, que en adelante se denominará INCAP S.A.S con domicilio principal en la ciudad de Bogotá en la Avenida Caracas No. 63-66 en la ciudad de Bogotá D.C, e igualmente extensible a las demás seccionales o sucursales que llegaren a existir en todo el territorio nacional, en cumplimiento de la normatividad vigente presenta a continuación su política de tratamiento de la información.

Correo Electrónico:incap@incap.edu.co

Teléfono: (1) 595 19 51

2. MARCO LEGAL

  • Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
  • Ley 1266 de 2008 y demás concordantes.
  • Ley 1581 de 2012
  • Decreto 1377 de 2013
  • Decreto 886 de 2014
  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
  • Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 del 2011.
  • Normas, decretos y tratados internacionales

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos del INCAP S.A.S y cuyo titular sea una persona natural.

4. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

La autorización de los Titulares que se encuentran dentro de un área de video vigilancia, teniendo en cuenta, que para ello que el consentimiento se puede manifestar por escrito, de forma oral, o mediante Conductas Inequívocas.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Grabaciones de audio. Mediante la presente política se le informa al titular de los datos que mediante el recaudo del sistema de video vigilancia no se recopilarán y tratarán grabaciones de audio.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Sistemas de video vigilancia (SV): Los Sistemas de Video vigilancia (SV) o cámaras de seguridad.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5. PRINCIPIO

El INCAP S.A.S estructura su Política de Protección de datos con base en los siguientes principios:

  • Principio de finalidad:El tratamiento de la información del INCAP S.A.S obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, el cual se enmarcará en el manejo de la información para actividades relacionadas con su objeto social.
  • Principio de libertad:El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
  • Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Principio de transparencia:En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del Tratamiento, información sobre los datos que reposen en sus bases de datos que le conciernan.
  • Principio de seguridad:La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive una vez finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
  • Principio de acceso y circulación restringida:El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación del INCAP S.A.S, será de medio.

6. DERECHOS DE LOS USUARIOS

De acuerdo con el artículo octavo de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b. Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012(1).

c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e. Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

f. Para las grabaciones al contener información de terceros.

Nota: Si en la imagen aparece un tercero titular de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho tercero para la entrega de la cinta o grabación y si no se cuenta con la misma, los Responsables y Encargados del Tratamiento deben garantizar la anonimización del dato del tercero, tomando medidas encaminadas a tal fin, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho tercero.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición al INCAP S.A.S.

Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado

6.1. Derechos de los niños y adolescentes: En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

a). Responder y respetar el interés superior de los menores

b). Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales.

6.1.1 TRATAMIENTO DE IMÁGENES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

El Tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes se respetará los derechos prevalentes de los mismos y sólo se podrá realizar cuando responda y respete su interés superior y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Los SV que involucren el Tratamiento de imágenes de niños, niñas y/o adolescentes obedecerán las siguientes reglas:

  • Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores y con la aquiescencia de estos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
  • Informar a los padres o representantes legales acerca de la fi­nalidad y el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los menores, así como los derechos que les asisten.
  • Limitar la recolección y demás Tratamiento de las imágenes, de acuerdo con lo que resulte proporcional y adecuado en consideración a la fi­nalidad previamente informada.
  • Garantizar la seguridad y reserva de los datos personales de los menores.
  • Restringir el acceso y la circulación de las imágenes, conforme a lo establecido en la ley.
  • El padre y/o representante legal del niño, niña o adolescente solo podrá acceder a las imágenes de este. Así, en caso de que se pretenda dar acceso o circular imágenes de clases y/o actividades donde aparezcan otros niños, niñas o adolescentes, se deberá solicitar la autorización de los padres y/o representantes legales de todos ellos.
  • Siempre que la implementación de SV involucre también el Tratamiento de datos personales de otros Titulares, como directivos, personal docente o administrativo, padres de familia, etc., los Responsables y Encargados del Tratamiento deberán respetar los derechos de aquellos y cumplir las obligaciones que dicha calidad les impone.

7. POLÍTICA DE COOKIES:

Un archivo cookie es un pequeño segmento de datos que se envían desde la nuestra web y se almacenan en el navegador del usuario mientras está recorriendo una página web. Cuando el usuario navega por el mismo sitio web en el futuro, los datos almacenados en las cookies pueden ser recuperados por el sitio web para notificar en el sistema la actividad previa del usuario. Las cookies fueron diseñadas como un mecanismo fiable en los sitios web para recordar el estado de la página web o la actividad que el usuario tomó en visitas anteriores. Esto puede incluir un registro de qué páginas fueron visitadas por el usuario incluso meses o años atrás. Más información sobre el tema puede ser encontrada en sitios web y enciclopedias digitales.

Las cookies se usan con fines de almacenamiento y acceso para:

Personalización del sitio web (por ejemplo: ahorro de tamaño de fuente, la vista de versión del sitio web o versión de la plantilla). Guardar los datos o las decisiones del usuario (por ejemplo: no hay necesidad de introducir nombre de usuario y contraseña en todos los sitios web, recordando la entrada durante la próxima visita).

La integración social de sitios web (por ejemplo: mostrar a sus amigos, aficionados o posterior publicación en Facebook o Google+ directamente desde el sitio web).

Ajuste de anuncios que son de visualización en el sitio web.

La creación de estadísticas de sitios web y estadísticas de flujo entre los diferentes sitios web.

Debido al gran número de soluciones tecnológicas que no es posible publicar directrices claras de cómo establecer las condiciones de almacenamiento y el acceso a las cookies mediante la configuración de todos los dispositivos y el software (navegadores) disponibles instalados en ellos. Sin embargo, en la mayoría de los casos, seleccione “Herramientas” o “Configuración” y encontrará la sección que corresponde a los valores de configuración de las cookies o la gestión de la privacidad. La información detallada se proporciona generalmente por el fabricante del dispositivo o navegador en un manual o en su página web.

8. AUTORIZACIÓN Y CLASES DE DATOS

8.1. Autorización: Los titulares de datos personales podrán dar su autorización a INCAP S.A.S para el tratamiento de los mismos, a través de cualquier medio, que pueda ser objeto de consulta posterior. La unidad administrativa de INCAP S.A.S que requiera datos de un titular, al momento de solicitar la autorización empleando conductas inequívocas, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

a). El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, que en el caso de INCAP S.A.S se enmarcan dentro del cumplimiento de su objeto social.

b). El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

c). Los derechos que le asisten como Titular.

8.2. Casos en los que no se requiere autorización del titular de los datosLa autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Datos de naturaleza Pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos Relacionados con el Registro Civil de las personas. (Excluye datos biométricos como dato sensible).

8.3. Datos sensibles: Se consideran sensibles los datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como datos relativos a la saludo, a la vida sexual y a los datos biométricos.

Por definición común, los datos biométricos son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población. Aquellos sistemas informáticos en los que se mide algún dato biométrico, población. Aquellos sistemas informativos en los que se mide algún dato biométrico, como parte del proceso de identificación y/o autentificación de un sujeto, son conocidos como sistemas de seguridad biométrica o simplemente sistemas biométricos. La siguiente lista son algunos ejemplos de datos biométricos: • Huellas dactilares • Geometría de la mano • Análisis del iris • Análisis de retina • Venas del dorso de la mano • Rasgos faciales • Patrón de voz • Firma manuscrita • Dinámica de tecleo • Cadencia del paso al caminar • Análisis gestual • Análisis del ADN, lo cual genera conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

8.4. Prueba de la autorización. INCAP S.A.S conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, la sociedad INCAP podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

9. DEBERES DE LA SOCIEDAD INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE – INCAP S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a). Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b). Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c). Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d). Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e). Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f). Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g). Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h). Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i). Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j). Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k). Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

l). Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

m). Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n). Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS EN LA SOCIEDAD INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE – INCAP S.A.S

La Coordinación jurídica de INCAP S.A.S o quien haga sus veces será la dependencia responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos, donde el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización.

11. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.

El tratamiento de los datos personales de estudiantes, aspirantes, graduados, egresados, profesores, empleados, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual la sociedad INCAP S.A.S realizará en el marco legal que regula la materia y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

a). Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por INCAP S.A.S

b). Desarrollar la misión INCAP S.A.S conforme a sus estatutos.

c). Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.

d). Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

f). Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de INCAP S.A.S.

g). Informar sobre oportunidades de empleos, ferias, seminarios u otros estudios a nivel local e internacional

h). Cumplir todos sus compromisos contractuales.

12. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

a). Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en INCAP S.A.S, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales la sociedad INCAP S.A.S garantiza:

Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.

Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las consultas podrán formularse al correo electrónico: incap@incap.edu.co.

b). Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo INCAP S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1). El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a INCAP S.A.S al correo electrónico incap@incap.edu.co o mediante comunicación escrita dirigida a la oficina de Gestión Documental, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico y acompañando los documentos que se pretenda hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2). Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

3). El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c). Petición de actualización y/o rectificación: INCAP S.A.S rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

1). El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico incap@incap.edu.co o en medio físico dirigido a la oficina Coordinación jurídica indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

2). El INCAP S.A.S podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

d). Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a la sociedad INCAP S.A.S su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

1). Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.

2). Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

3). Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la sociedad INCAP S.A.S Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia INCAP S.A.S podrá negar el ejercicio del mismo cuando: a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

11.1. DIVULGACIÒN DE LA INFORMACIÒN.

El acceso y divulgación de las imágenes debe estar restringido y su Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por solicitud de una autoridad pública en ejercicio de sus funciones.

  • Solicitar y conservar prueba de la autorización de los Titulares para el Tratamiento de sus datos personales.
  • Implementar SV sólo cuando sea necesario para el cumplimiento de la finalidad propuesta, respetando la dignidad y demás derechos fundamentales de las personas.
  • Limitar la recolección de imágenes a la estrictamente necesaria para cumplir el fi­n específi­co previamente concebido.
  • Informar a los Titulares acerca de la recolección y demás formas de Tratamiento de las imágenes, así como la ­finalidad del mismo.
  • Conservar las imágenes sólo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con la ­finalidad del SV.

Los Titulares de la información están facultados para ejercer su derecho de acceso a las imágenes tratadas mediante SV, en tal virtud, cuando un Titular ejerza este derecho, se deben adoptar los procedimientos y las medidas necesarias para proteger los derechos de los demás Titulares cuyos datos personales han sido objeto de Tratamiento junto con los de quien solicita el acceso y se tomaran las siguientes medidas.

Las solicitudes deberán ser por escrito, acompañada con copia del documento y narración de los hechos, que le permita a los Responsable y Encargado del Tratamiento veri­ficar la calidad de Titular de quien solicita el acceso a la información.

Requerir al Titular solicitante datos como fecha, hora, lugar, entre otros, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar al máximo la exposición de imágenes de terceros, diligenciando el formato (FT-262-)

Si en la imagen aparece un (unos) tercero(s) Titular(es) de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho(s) tercero(s) para la entrega de la cinta o grabación.

Si no se tiene la autorización de los terceros para divulgar la información contenida en la cinta o grabación requerida, se garantizará por INCAP S.A.S la anonimización del (los) dato (s) del (los) tercero (s), tomando medidas encaminadas a tal ­fin, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho (s) tercero (s).

11.2. EN CASO DE INVESTIGACIONES Y HURTOS (Cadena de custodia)

La información requerida es de carácter reservado como quiera que en el mismo se relacionan imágenes o grabaciones que puedan llegar a comprometer derechos fundamentales de terceros, solo se suministra siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos:

Sea requerida por autoridad judicial competente o en su efecto allegar el auto suscrito por la Fiscalía, Juzgado, oficina de disciplina donde se encuentre cursando la investigación, con el fin de tener certeza de la existencia del proceso, en el caso de ser penal el número del SPOA, para confirmar la veracidad de la persona imputada y acreditar que la información será utilizada para efectos de carácter judicial.

Sea requerida por abogados, Investigadores judiciales, allegando la documentación respectiva de acreditación, poder otorgado a la defensa por la persona indicada, si fue de manera escrita o si por el contrario se hizo de manera verbal, dejar constancia en el requerimiento. Lo anterior se hace necesario para la entrega de los elementos materiales probatorios y/o evidencias físicas, embalados, rotulados y en cadena de custodia para garantizar la originalidad, autenticidad de los mismos como está establecido en la norma para este tipo de procedimientos.

Se hace saber al peticionario que, si abre el embalaje, desprende los rótulos o si estos presentan enmendaduras; pierde la originalidad del elemento material de prueba (EPM), el único que puede verificar EMP: es la autoridad que tiene conocimiento del caso.

Recordemos que los videos, fotografías, grabaciones de audios y demás son susceptibles a cambios por lo tanto es su estricta responsabilidad la preservación del EMP, en cadena de custodia Ley 906 de 2004 código de procedimiento penal. Artículo 276. Legalidad y Articulo 277. Autenticidad.

12. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS CON ANTERIORIDAD AL 13 DE OCTUBRE DE 2015

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta la Ley 1581 de 2012 (Ley Estatutaria para la protección de datos personales), INCAP S.A.S se permite informar que, con anterioridad al 13 de octubre de 2015, ha recolectado y procesado datos personales con el objeto de desarrollar las funciones propias de INCAP S.A.S en su condición de institución de educación, de forma directa o a través de terceros.

En ese sentido, la sociedad INCAP S.A.S, como entidad que almacena y recolecta datos personales, requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo propios de la entidad.

Esta información es y será utilizada, como ya se mencionó, en el desarrollo de las funciones propias de la sociedad INCAP S.A.S en su condición de entidad de educación, de forma directa o a través de terceros, lo anterior de conformidad con las políticas de tratamiento de datos personales que serán publicadas en la página www.incap.edu.co.

Así las cosas, INCAP S.A.S, en los términos dispuestos por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la recepción de la presente comunicación a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: incap@incap.edu.co

En el evento en que usted considere que la Institución dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a la coordinación jurídica INCAP S.A.S incap@incap.edu.co.

La entidad tiene la obligación de rectificar y actualizar la información inexacta, incompleta o desactualizada a solicitud del titular, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

13. VIGENCIA

La presente política rige a partir del 13 de octubre de 2015 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en la sociedad INCAP S.A.S.

JAIRO LESMES SALAZAR

Representante Legal

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE INCAP S.A.S

NIT 800216673-7